Trong bối cảnh ngày nay, tự động hoá và quản lý thông tin đã trở nên không thể thiếu đối với các doanh nghiệp. Trước đây, việc quản lý hạ tầng công nghệ thường đòi hỏi sự đầu tư lớn về cả nguồn nhân lực và tài chính. Tuy nhiên, với sự phát triển đáng kể của dịch vụ quản lý Công nghệ Thông tin (Managed IT Services), các doanh nghiệp hiện nay có cơ hội tận dụng công nghệ mà không phải tự mình đảm trách mọi khía cạnh quản lý và bảo trì. Bài viết này sẽ cung cấp một tổng quan về lĩnh vực Managed IT Services và nhấn mạnh các lợi ích quan trọng mà nó mang lại cho các tổ chức và doanh nghiệp.
Khái niệm Managed IT Services
Managed IT Services là một mô hình hoạt động mà các tổ chức thường thuê hoặc giao phần hoặc toàn bộ quy trình di chuyển, triển khai, bảo trì và nâng cấp cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, bao gồm cả việc sao lưu và bảo mật, cho các nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba. Thông thường, các nhà cung cấp dịch vụ này hoạt động từ xa hoặc thậm chí từ các địa điểm ở nước ngoài.
Mô hình Managed IT Services tạo ra một cơ hội để chuyển giao các nhiệm vụ thông thường cho các chuyên gia, nhằm giảm chi phí, cải thiện chất lượng dịch vụ hoặc để cho phép các nhóm nội bộ tập trung vào các công việc cốt lõi của họ. Các tổ chức cung cấp dịch vụ này thường được gọi là nhà cung cấp dịch vụ được quản lý, hay còn được biết đến với tên gọi MSP (Managed Service Provider).
Mô hình hoạt động của Managed IT Services
Trong bài viết này đề cập đến các mô hình hoạt động từ xa.
Mô hình quản lý từ xa truyền thống
Mô hình quản lý IT từ xa truyền thống là một trong những phương pháp phổ biến để sử dụng dịch vụ Managed IT Services. Ở đây, các chuyên gia từ một nhà cung cấp Managed IT Services không cần có mặt tại vị trí vật lý của doanh nghiệp, mà thay vào đó, họ làm việc từ xa.
Trong mô hình này, các chuyên gia IT của nhà cung cấp dịch vụ quản lý IT hoạt động từ xa bằng cách kết nối với hệ thống IT của doanh nghiệp thông qua mạng internet hoặc các kết nối từ xa an toàn. Họ có thể thực hiện các nhiệm vụ như quản lý máy chủ, cập nhật phần mềm, giám sát hệ thống, và xử lý sự cố từ xa.
Tính linh hoạt: Một trong những ưu điểm lớn của mô hình này là tính linh hoạt. Doanh nghiệp không phải cung cấp vị trí làm việc cho các chuyên gia IT, và có thể sử dụng dịch vụ này chỉ khi cần. Các chuyên gia từ xa có thể được triệu hồi vào bất kỳ lúc nào để giải quyết các tình huống khẩn cấp hoặc nâng cấp hệ thống.
Tiết kiệm chi phí: Mô hình từ xa giúp giảm chi phí về không gian văn phòng, cơ sở hạ tầng, và các yếu tố liên quan đến việc thuê một nhóm IT nội bộ. Doanh nghiệp chỉ trả tiền cho dịch vụ được sử dụng.
Mô hình quản lý hạ tầng đám mây (Cloud Infrastructure Management)
Ở đây, các nhà cung cấp Managed IT Services quản lý và tối ưu hóa hạ tầng đám mây cho doanh nghiệp. Hạ tầng đám mây bao gồm các máy chủ ảo, lưu trữ đám mây, và mạng đám mây.
Tối ưu hóa tài nguyên: Mô hình này giúp tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên đám mây, đảm bảo rằng doanh nghiệp không phải trả thừa cho tài nguyên không sử dụng, và có thể mở rộng tài nguyên dựa trên nhu cầu thực tế.
Cải thiện khả năng mở rộng: Mô hình quản lý hạ tầng đám mây cho phép doanh nghiệp mở rộng hoặc thu nhỏ tài nguyên IT theo nhu cầu, mà không cần phải đầu tư vào cơ sở hạ tầng thêm.
Như vậy, mô hình quản lý hạ tầng đám mây mang lại sự linh hoạt và hiệu quả cho việc quản lý hệ thống IT trong môi trường đám mây ngày nay.
Lợi ích của Managed IT Services
Dịch vụ Managed IT Services giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực để phát triển những mảng khác trong việc kinh doanh thay vì xây dựng đội ngũ IT chuyên nghiệp.
Bù đắp những kỹ năng còn thiếu trong nội bộ
Managed IT Services có thể là một giải pháp thuận tiện cho các nhóm không có kiến thức chuyên sâu hoặc kinh nghiệm để quản lý các quy trình kinh doanh cụ thể bên trong tổ chức, hoặc cho những người muốn tập trung vào các sáng kiến khác. Sử dụng sự hiện diện của một chuyên gia trong việc cung cấp dịch vụ sẽ giải phóng tài nguyên lao động của bạn, để họ có thể tập trung vào việc thúc đẩy đổi mới thay vì phải xử lý các tác vụ đơn điệu và lặp đi lặp lại.
Sự uy tín
Sự an tâm, đáng tin cậy và sự đảm bảo của dịch vụ là điều mà doanh nghiệp có thể tận hưởng khi sử dụng nhà cung cấp dịch vụ được quản lý. Những nhà cung cấp này chịu trách nhiệm đảm bảo rằng dịch vụ luôn có sẵn, giúp doanh nghiệp không cần phải lo lắng về sự gián đoạn.
Các dịch vụ và hỗ trợ CNTT thường được thực hiện dưới dạng SLA (Service Level Agreement), trong đó được xác định rõ những gì có thể dự kiến và thời điểm cụ thể. Trong khi đội ngũ CNTT nội bộ thường phải đối mặt với nhiều nhiệm vụ, nhà cung cấp dịch vụ được quản lý có thể tập trung vào việc cung cấp và tối ưu hóa một dịch vụ cụ thể. Điều này liên quan đến việc tập trung vào hiệu suất và bảo mật của dịch vụ, cũng như việc đưa ra các bản vá lỗi và cập nhật khi cần thiết.
Cải thiện kỹ năng nội bộ
Bằng cách sử dụng Managed IT Services, nhân viên có thể tập trung vào các sáng kiến tạo doanh thu. Điều này cũng giúp tránh đầu tư thời gian và công sức vào việc tuyển dụng, đào tạo, hoặc quản lý nhân viên công nghệ thông tin. Ngoài ra, đôi khi các nhà cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin được quản lý có thể đưa ra lời khuyên hoặc đề xuất để hỗ trợ nâng cao hiệu quả tổng thể của tổ chức. Tất cả những điều này có thể dẫn đến lợi tức đầu tư cao hơn và tăng cường năng suất.
Quản lý chi tiêu
Một trong những lợi ích quan trọng của việc sử dụng Nhà Cung cấp Dịch vụ Quản lý (MSP) là khả năng hiệu quả quản lý và giảm thiểu các chi phí trả trước. Các gói đăng ký MSP thường đi kèm với chi phí đều đặn và dễ dự đoán, giúp các doanh nghiệp quản lý ngân sách công nghệ thông tin hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm của họ một cách tốt hơn. Nhiều dịch vụ được quản lý liên quan đến các chi phí biến đổi trên đám mây, thường có chi phí thấp hơn so với việc đầu tư vào máy chủ nội bộ cố định. Điều này có nghĩa là bạn chỉ trả tiền cho phạm vi hoặc dịch vụ bạn thực sự cần, giúp bạn tiết kiệm các chi phí liên quan đến việc có nhân viên toàn thời gian.
Một lợi thế quan trọng khác của các dịch vụ CNTT được quản lý là khả năng tiếp cận các cải tiến mới với chi phí thấp. Chi phí của các bản cập nhật hệ thống thường được bao gồm trong phí MSP hàng tháng, đảm bảo bạn luôn duy trì các cập nhật mà không phải trả thêm chi phí. Ngoài ra, các thỏa thuận cấp độ dịch vụ (SLA) cũng có thể bao gồm các khuyến mãi giảm giá hoặc thậm chí miễn phí nếu không đáp ứng được các điều khoản dịch vụ đã thỏa thuận.
Đảm bảo tính sẵn sàng
Managed IT Services được quản lý sử dụng công nghệ giám sát từ xa để quản lý hệ thống của bạn 24/7. Thông báo theo thời gian thực cho phép bạn giải quyết các vấn đề trước khi chúng gây ra tác động lớn đến tổ chức của bạn. Thiếu sự giám sát định kỳ, có nguy cơ xảy ra sự cố mạng ngoài giờ làm việc. Nếu một hệ thống gặp lỗi vào lúc nửa đêm, việc xác định vấn đề và xử lý nó có thể mất thời gian. Trong một số trường hợp, sự cố có thể không được phát hiện cho đến ngày hôm sau, khi có thể đã xảy ra thiệt hại nghiêm trọng. Giám sát từ xa cho phép MSP thực hiện ngay các biện pháp khắc phục khi nhận được cảnh báo hoặc tín hiệu cảnh báo.
Duy trì tài liệu và giảm sự phụ thuộc
Bằng cách tăng cường việc duy trì các hoạt động hàng ngày và quản lý phiếu, các sửa đổi và cập nhật có thể được thực hiện một cách hiệu quả, ngay cả khi không có tài liệu hướng dẫn. Khi một người quản lý công nghệ nghỉ việc (hoặc nghỉ hưu), sẽ xuất hiện một lỗ hổng kiến thức, gây ra sự không chắc chắn về hướng đi tiếp theo. Một Nhà Cung cấp Dịch vụ Quản lý đáng tin cậy sẽ áp dụng các tiêu chuẩn và ghi chép chi tiết về môi trường kinh doanh, cũng như bất kỳ sự thay đổi nào sẽ diễn ra, để đảm bảo tính liên tục và hoạt động kinh doanh bình thường (BAU).
Các trường hợp sử dụng Managed IT Services
Các trường hợp sử dụng Managed IT Services đa dạng và phù hợp với nhiều loại doanh nghiệp và ngành công nghiệp khác nhau. Dưới đây là một số trường hợp cụ thể:
Doanh nghiệp Nhỏ và Trung Bình (SMEs)
Quản lý hệ thống với nguồn lực hạn chế: SMEs thường có nguồn lực hạn chế để xây dựng và duy trì một bộ phận IT nội bộ mạnh mẽ. Họ có thể sử dụng Managed IT Services để tận dụng kiến thức chuyên môn và cơ sở hạ tầng của các nhà cung cấp dịch vụ để quản lý hệ thống IT của họ.
Tập trung vào phát triển kinh doanh chính: Sử dụng dịch vụ Managed IT Services giúp SMEs tập trung vào việc phát triển sản phẩm, mở rộng thị trường và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, thay vì phải dành nhiều thời gian và nguồn lực cho quản lý IT.
Doanh nghiệp Lớn
Tối ưu hóa hệ thống phức tạp: Các tập đoàn lớn thường có hệ thống IT phức tạp và cần sử dụng Managed IT Services để tối ưu hóa hiệu suất và đảm bảo rằng hệ thống hoạt động ổn định.
Tập trung vào các dự án chiến lược: Các doanh nghiệp lớn sử dụng Managed IT Services để giảm bớt gánh nặng quản lý hệ thống IT hàng ngày và tập trung vào triển khai các dự án chiến lược quan trọng hơn.
Ngành công nghiệp đặc thù
Y tế: Trong ngành y tế, việc tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin và quản lý dữ liệu bệnh nhân rất quan trọng. Các nhà cung cấp Managed IT Services có thể giúp các cơ sở y tế duy trì tính bảo mật và tuân thủ quy định.
Tài chính: Các tổ chức tài chính cần đảm bảo tính an toàn và khả năng truy cập dữ liệu quan trọng. Managed IT Services giúp họ đảm bảo tính bảo mật và hiệu suất.
Hóa chất và sản xuất: Các ngành công nghiệp đặc thù như sản xuất hóa chất đòi hỏi quản lý quy trình phức tạp và theo dõi hiệu suất hệ thống. Managed IT Services có thể giúp cải thiện quy trình và hiệu suất.
Những trường hợp này chỉ là một số ví dụ, và Managed IT Services có thể phù hợp với một loạt các loại doanh nghiệp khác nhau. Quan trọng nhất là phải tùy chỉnh giải pháp Managed IT Services cho nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và ngành công nghiệp của họ.
Kết luận
Tóm lại, Managed IT Services đã và đang trở thành một phần quan trọng của chiến lược công nghệ thông tin của nhiều tổ chức. Bằng cách tận dụng sự chuyên nghiệp và sự hỗ trợ của các nhà cung cấp dịch vụ, các doanh nghiệp có thể đạt được sự ổn định, hiệu suất và bảo mật trong hệ thống IT của họ. Sự thúc đẩy này của công nghệ thông tin không chỉ mang lại lợi ích kinh tế, mà còn thúc đẩy sự phát triển và tạo ra cơ hội cho tương lai.